エグゼクティブアシスタント

代表取締役直下／経営・海外事業・プロジェクト推進

Record Cityでは、代表取締役を支え、会社の成長を加速させるエグゼクティブアシスタントを募集しています。

一般的な秘書業務だけを担当するポジションではありません。

代表のスケジュール管理や社内外との調整に加え、経営会議、国内外の事業プロジェクト、情報収集、資料作成、タスク管理など、経営者の仕事を幅広くサポートしていただきます。

当社は現在、日本国内での事業拡大に加え、米国をはじめ英国・EUへの展開を進めています。

代表自身の仕事も、日常業務を直接行うことから、経営、人材、海外事業、新規事業、投資、社外との関係構築へと変化しています。

代表が重要な意思決定と事業成長に集中できる環境を作ることが、このポジションの最大の役割です。

代表取締役の直下で、経営に関係するさまざまな業務を担当していただきます。

経験・能力に応じて、担当範囲を広げていきます。

スケジュール・コミュニケーション管理

• 代表のスケジュール管理
• 社内外のアポイント調整
• 会議・会食・出張等の手配
• 来客対応
• 社内各部門との連絡・調整
• 取引先、金融機関、専門家等との連絡
• 国内外の関係者との日程調整
• 重要な連絡事項の整理

単に予定を入れるだけではなく、重要度・優先順位を理解し、代表の時間を最適化していただきます。

タスク・プロジェクト管理

代表から発生するさまざまな案件について、

• 何をするのか
• 誰が担当するのか
• いつまでに行うのか
• 現在どこまで進んでいるのか

を整理し、完了までフォローします。

• To-doの整理
• 担当者への依頼
• 期限管理
• 進捗確認
• 未完了案件のフォロー
• 部門横断プロジェクトの進行補助
• 課題・決定事項の記録

「指示を受けて自分で処理する」だけではなく、適切な担当者へ仕事をつなぎ、完了まで管理することも重要な仕事です。

経営会議・社内会議

• 経営会議等の日程調整
• アジェンダの整理
• 必要資料の収集
• 会議資料作成のサポート
• 議事録・決定事項の整理
• 会議後のAction Item管理
• 各責任者へのフォローアップ

会議を開催することではなく、決定したことが実際に実行される状態を作ることを重視します。

情報収集・リサーチ

代表が意思決定するために必要な情報を調査します。

例えば、

• 市場・競合調査
• 新規事業調査
• 海外市場調査
• 物件・サービス・企業等の比較
• 人材・採用関連の情報収集
• ベンダー・取引先候補の調査
• 会議・商談前の情報整理

などがあります。

情報を大量に集めるのではなく、経営者が短時間で判断できる形に整理することが重要です。

海外事業・海外出張

米国をはじめとした海外事業の拡大に伴い、海外関連業務も増えています。

• 海外出張のスケジュール作成
• 航空券・ホテル・移動等の手配
• 海外取引先とのアポイント調整
• 海外スタッフとの連絡
• 英文メール
• 海外会議の準備
• 海外拠点プロジェクトの進捗管理
• 必要資料の準備
• 現地調査

英語力がある方には、より多くの海外業務をお任せします。

1．一般的な「社長秘書」とは少し違います

もちろん、スケジュール管理や出張手配などの秘書業務もあります。

しかし、それだけではありません。

代表のところには毎日、

• 人材
• 商品
• EC
• システム
• 物流
• 店舗
• マーケティング
• 海外事業
• 契約
• 投資
• 新規事業

など、多くの案件が集まります。

それらを整理し、

• 代表が判断すべきこと
• 他の責任者へ任せること
• 後で確認すること
• 今すぐ対応すること

に分けることも重要な役割です。

2．代表の「時間を作る」ことが成果です

この仕事で重要なのは、どれだけ多くの事務処理をしたかではありません。

代表が本来行うべき、

• 経営判断
• 人材採用
• 海外事業
• 重要な商談
• 新規事業
• 会社の将来を考える時間

を増やすことが成果です。

3．経営を近くで学べます

代表取締役と日常的に仕事をするため、会社がどのように意思決定し、事業を成長させているのかを間近で見ることができます。

能力・適性によっては、将来的に秘書業務から、

• プロジェクトマネジメント
• 経営企画
• 事業推進
• 海外事業

などへ仕事を広げることも可能です。

4．国内だけでなく海外へ仕事が広がります

Record Cityは世界100カ国以上へ商品を販売し、海外売上が事業の大きな割合を占めています。

現在は米国をはじめ、英国・EUを含めた海外事業基盤の構築を進めています。

そのため、日本国内だけで完結しない仕事を経験できます。

勤務地：東京都新宿区西新宿7丁目 雇用形態：正社員 待遇：社会保険、雇用保険、労災保険、通勤交通費支給、昇給あり 勤務時間：10:00～19:00（休憩1時間） 勤務日：完全週休2日制 期間：長期

必須スキル・経験

以下のいずれかの経験をお持ちの方。

• 秘書
• エグゼクティブアシスタント
• 営業事務
• 経営企画・事業企画
• プロジェクトアシスタント
• プロジェクトマネジメント
• 管理部門
• その他、経営者・管理職を支援する業務

経験年数だけではなく、複数の仕事を整理し、優先順位を判断し、最後まで進められる能力を重視します。

歓迎する経験・スキル

• 代表取締役・役員の秘書経験
• Executive Assistant経験
• 経営会議の運営
• プロジェクト管理
• 経営企画・事業企画
• 英語を使用した実務経験
• 海外出張・海外事業のサポート
• 英文メール・英文資料
• Excel・PowerPoint・Google Workspace等
• タスク・プロジェクト管理ツール
• AIを利用した情報整理・業務効率化
• EC・小売・物流・IT企業での勤務経験

このポジションでは、指示されたことを正確に行う能力に加えて、「次に何が必要になるか」を考えられることを重視します。

例えば代表から、 「来月アメリカに行きます」 と言われたときに、航空券だけを手配するのではなく、

• 目的は何か
• 誰と会う必要があるか
• 事前に何を決める必要があるか
• どの資料が必要か
• 現地で何を確認すべきか
• 帰国後に誰が何を実行するのか

まで考えられる方を歓迎します。

また、分からないことがあったときに、すぐに「どうすればいいですか」と聞くだけではなく、自分で調べ、 「AとBがあります。私はAが良いと思います。理由はこれです」 と提案できる方を求めています。

最初は代表のスケジュール、社内組織、事業、主要プロジェクト等を理解することから始めます。

その後、

• スケジュール
• To-do
• 会議
• 資料
• 出張
• 社内外連絡
• プロジェクト

を徐々に整理していただきます。

最終的には、 「代表の頭の中にある仕事を、会社として実行できる状態にする」 ことを期待しています。

この仕事を「秘書」で終わらせる必要はありません。

能力・本人の希望に応じて、

• Executive Assistant
• Senior Executive Assistant
• CEO Office
• プロジェクトマネージャー
• 経営企画
• 事業推進
• 海外事業
• 社長室責任者

などへキャリアを広げることができます。

一方、エグゼクティブアシスタントとして専門性を高め、経営者を支えるプロフェッショナルとしてキャリアを築くことも可能です。